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CERTIFICACIÓN DE GRUPOS - SISTEMA INTERNO DE CONTROL (SIC)
FAQ - FRECUENTLY ASKED QUESTIONS
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| 1. ¿QUE ES UN SIC? |
Un Sistema Interno de
Control (SIC) es un sistema documentado de garantía de la
calidad que le permite a una certificadora externa la delegación
de la inspección anual de los miembros individuales del grupo,
en un grupo identificado, dentro del operador certificado.
El SIC, es una herramienta de mucha importancia tanto para
el operador, como para el productor, ya que en este sistema se detalla
todo lo que el productor tiene en su unidad productiva.
Este
sistema interno debe de ser manejo eficientemente por el equipo
técnico o productores líderes de cada
organización, previamente capacitados para dicha función,
ya que de ella dependerá la sostenibilidad del programa de
certificación orgánica.
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| 2. ¿QUIÉNES PUEDEN SOLICITAR LA CERTIFICACIÓN GRUPAL? |
Una asociación, cooperativa, empresa u organización que
reúne a productores orgánicos pueden solicitar la certificación grupal.
Los requisitos que debe reunir los solicitantes son:
- El grupo de ser manejado como una entidad legal bajo una administración central uniforme y consistente.
- Los productores deben implementar un SIC con
la supervisión y documentación de las prácticas de producción e insumos
usados por cada productor para asegurar el cumplimiento de la norma al
respecto.
- Los
cultivos y prácticas de producción deben ser uniformes y
reflejar metodologías / procesos consistentes, usando los mismos
insumos.
- La
participación en el grupo está limitada a productores que
venden toda su producción orgánica a través del
grupo.
- Los productores que
están certificados como parte del grupo no tiene
certificación individual, debido a que el grupo es certificado
como una unidad.
- Los grupos de
productores deben asegurar que todos los productores entienden la norma
NOS / Unión Europea y como se aplica a sus operaciones.
- Los grupos de productores deben llevar a cabo el procesamiento, distribución y sistemas de forma centralizada.
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| 3. ¿EL SIC ES OBLIGATORIO PARA UN GRUPO DE PRODUCTORES? |
Es
una exigencia cuando el grupo desea que se le certifique en base a una
muestra. En este caso el SIC garantiza el cumplimiento de las normas de
producción ecológica en el 100% de la Unidad productiva.
Un grupo de productores si puede ser certificado sin el SIC, solo que se inspecciona el 100% de los agricultores.
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| 4. ¿QUÉ VENTAJAS TIENE UN SIC? |
Permite tener una información actualizada al 100% de los
productores inscritos en el programa de certificación.
Ayuda a la consolidación de las organizaciones de base.
Genera mayor destreza de los productores inscritos en la certificación orgánica.
Permite el intercambio de experiencias en el manejo agro
ecológico, entre una organización y otra.
Baja los costos de la Certificación.
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| 5. ¿QUE ES UNA INSPECCIÓN INTERNA? |
Aparte de las
visitas de monitoreo y seguimiento que recibirán los productores
durante el año, cada productor debe tener una visita de
inspección interna, la cual realizará un seguimiento
similar al hecho durante la inspección de la certificadora, a
saber, recorrido de áreas de propagación y
producción, revisión del plan anual de
producción, inspección a almacenes y áreas de
beneficio.
Para ello, la Organización deberá contar con
fichas de inspección interna, las cuales serán llenadas
por los inspectores internos al finalizar el recorrido por cada una de
los fundos.
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| 6. ¿CUANTAS VECES SE VISITAN A LOS AGRICULTORES? |
Por
lo menos una vez al año cada productor debe tener una visita de
inspección interna. La inspección externa inspecciona una
vez por año, por lo menos al 15% de los agricultores y
además hace una auditoría al Sistema Interno de Control.
El porcentaje del muestreo depende de los factores del riesgo y del
funcionamiento del SIC.
Si la
organización trabaja desde hace años sin problemas el
porcentaje de muestreo es pequeño, al contrario nuevos grupos de
agricultores o grupos con muchas no-conformidades en la última
inspección pueden ser inspeccionados desde el 15% hasta 100% de
los agricultores dependiendo del factor de riesgo la certificadora
puede hacer además una inspección adicional por
año.
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| 7. ¿QUIÉN HACE LAS INSPECCIONES INTERNAS? |
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En
primera instancia dicha inspección interna, puede ser realizada
únicamente por el equipo de asistencia técnica, pero la
tendencia debe ser a incorporar cada vez en mayor medida, a productores
líderes y de conducta ejemplar.
En dicha labor, previa
capacitación y acompañamiento a los técnicos de
campo, a fin que esta tarea sea finalmente realizada por los propios
productores en un plazo de dos a cuatro años.
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| 8. ¿CÓMO EVITAR CONFLICTOS DE INTERESES? (DE LOS INSPECTORES INTERNOS) |
Para
evitar conflictos de interés, se recomienda intercambiar los
extensionistas o productores, según sea el caso, entre los
diferentes sectores o caseríos.
Es decir, si un extensionista o
productor, es encargado o vive en el sector A, realizará la
inspección interna a los productores del sector B y el
extensionista o productor del sector B, lo hará a los
productores del sector C.
Al final de la inspección, los
inspectores internos deben realizar una reunión de
evaluación con los productores de cada caserío asignado.
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| 9. ¿QUE ES UN COMITÉ INTERNA O COMITÉ DE CONTROL INTERNO? |
La
Organización, debe establecer un comité de
certificación interna o comité de control interno que
evaluará la información presentada por los inspectores y
emitirá los dictámenes o sanciones correspondientes, en
base a lo estipulado en el reglamento interno de la Asociación/Cooperativa/Empresa/Organización.
Tanto las
reuniones y discusión de resultados en los sectores de base,
así como la discusión de casos, acuerdos y sanciones
tomadas por el comité certificador, deben quedar registradas en
un cuaderno de actas o similar, ya que este será un documento a
evaluar en la inspección realizada por la certificadora.
Asimismo los productores sancionados cada año, deben figurar en
una lista, indicándose el tipo de falta y sanción
impuesta.
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| 10. ¿CÓMO CODIFICAR A LOS PRODUCTOS? |
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La codificación ayuda tanto al operador como al productor a
identificarse, permitiendo de esta manera realizar un adecuado
seguimiento. Para el establecimiento de los códigos, se
recomienda considerar las iniciales del lugar, sector, caserío o
distrito donde está ubicado el fundo del productor, seguido de
un número correlativo o de su número de asociado.
Por ejemplo, si se tratara del siguiente productor:
Nombre del Operador: ECOCACAO (ECC)
Productor: Juan Pérez García
Organización: La Villa (SAR)
Número de asociado: 045
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